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选思路还是选功能协同管理软件选型指南

发布时间:2020-07-21 18:15:37 阅读: 来源:密码锁厂家

摘要: 随着企业的稳步增长,东腾集团(虚拟)在各地设立了分支机构,由于去年企业的生产和销售情况也有了很大的增长,这些情况的变化对管理提出了更高要求。

关键词:协同软件选型

随着企业的稳步增长,东腾集团(虚拟)在各地设立了分支机构,由于去年企业的生产和销售情况也有了很大的增长,这些情况的变化对管理提出了更高要求。

另外,很多部门先后都采用各种相互独立的应用系统(文档管理、人事管理、销售管理等),在部分提高了效率的同时,这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍,它们缺乏一个统一的界面,没有相互连接的信息渠道。孤岛的存在阻碍了企业运作效率的提高,也制约了企业整体执行力的提升。

为此,选择一款协同产品就成为CIO杨大庆的当务之急。领导交给他的任务是首先从提升企业内部基础管理入手,实施协同办公平台系统。

协同不论出身

刚一进入选型阶段,杨大庆就挑花了眼睛。第一次接触协同软件,一开始他以为协同就是OA,OA就是协同。后来才明白协同软件包括OA,但不仅仅是OA。协同软件与OA有着千丝万缕的联系,但协同软件与OA又有着本质的不同。

协同软件是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,它主要包括群组协作管理如:工作流管理、项目管理等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。

随着网络、通信技术的发展和用户业务全球化等新需求的提出,协同软件概念也被赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和 SOA等多种技术和手段。或者可以认为:协同办公、协同商务等协同应用,以及工作流管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了真正意义上的协同软件。

好不容易弄明白了定义,杨大庆又犯了难。不同的协同软件有不同的出身:既有由OA基础上发展起来的协同软件;也有由CRM、SCM、ERP等管理软件基础上发展起来的协同产品;还有由网络和门户网站基础上发展起来的协同软件产品。

东腾实施协同办公平台的主要目的是为了解决内部沟通、企业文化建设平台、信息共享、审批流程以及内部工作管理,特别是审批,公司特别购买了电子签章,以提高领导的审批效率。杨大庆选择了一家由OA基础上发展起来的协同软件厂商的产品。把整个项目实施分为四个阶段:项目规划阶段、系统建设阶段、系统培训阶段、试用推广阶段。

不懂管理难以为继

在实施过程中,杨大庆发现技术出身的自己对管理一窍不通。通过协同软件要推动一场组织行为的变革,要改变原来那些熟悉的人的行为模式,把员工从电话、面谈、会议中拽出来,让他们比以前的行为模式更加有效率,甚至感到比以前工作起来更快乐。

最开始,不懂管理的他忽略了产品易用性,项目上线后发现根本用不起来。协同平台让员工感觉很痛苦,纷纷以没有时间学习、不好用等各种理由抵抗。杨大庆才明白改变整个组织的行为习惯是非常困难的:习惯是人性的一部分,改变习惯就是忽略人性。

杨大庆发现自己面临的情况就像需要让200个烟鬼集体戒烟或者300个懒人准时起床晨练那么难。还有,面对领导的信任,他想退出是肯定已经来不及了。

杨大庆坚持到项目结束,没想到又出现了很多困难。员工不知道如何运用流程办公,领导不清楚批准的工作是否到了相关部门办理,IT部门既充当了系统救火队员又充当了培训老师,而实施公司又不知道是什么原因导致东腾的系统如此混乱。照这样下去,系统会过早的进入衰退期并逐渐被员工所摒弃,曾经让东腾期待的协同系统面临着被现实所淘汰的危险。杨大庆望着电脑桌面陷入了深思,究竟是哪里错了呢?

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